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在日常辦公中,從業(yè)務(wù)報表的日常傳遞,到核心技術(shù)資料的分發(fā),員工使用的文件傳輸渠道可謂五花八門,然而面對海量的文檔外傳行為,企業(yè)往往難以掌握機密文檔的外發(fā)時間、途徑以及具體操作人員,這就導(dǎo)致泄密隱患不斷滋生,一旦發(fā)生機密外泄事件,也很難追溯源頭。
文檔傳輸方式多元化,就意味著需要對更多路徑進行管控,工作量必然大幅增加,若直接禁止使用,顯然與現(xiàn)代化辦公的高效需求背道而馳。針對這一難題,IP-guard提供了一套詳盡的解決方案,助力企業(yè)對文檔外傳行為進行管控,同時應(yīng)用數(shù)據(jù)看板分析審計外傳情況,及時對高危行為進行管控。
1、文檔加密+敏感內(nèi)容識別,筑牢機密安全防線
終端的外傳渠道不斷推陳出新,新的應(yīng)用層出不窮,讓人防不勝防。要想最快速且有效地保護機密信息安全,對機密文檔進行加密無疑是最佳選擇。加密后的文檔,無論通過何種方式、何種渠道流出企業(yè),在非授權(quán)環(huán)境下都無法被打開。
目前,IP-guard文檔加密系統(tǒng)就正助力眾多企業(yè)守護機密文檔安全。該系統(tǒng)結(jié)合敏感內(nèi)容識別技術(shù),當(dāng)員工外發(fā)含有敏感信息的文檔時,可自動將文檔加密然后再外發(fā)文檔,相關(guān)操作會記錄在涉敏信息日志中,為后續(xù)審計工作提供有力支持。
IP-guard敏感內(nèi)容識別功能還能有效阻止包含敏感信息的文檔通過U盤、網(wǎng)絡(luò)盤、即時通訊工具(IM)、郵件、網(wǎng)絡(luò)上傳等途徑外傳,并對被外傳的文檔進行備份。對于非敏感文檔,則允許正常流轉(zhuǎn),確保員工日常工作不受影響。
2、全面管控外傳渠道,記錄外傳行為
IP-guard對主流即時通訊工具的文檔、圖片和截屏外傳行為進行管控;同時,也能對會議客戶端程序、云筆記程序等的文檔上傳行為實施有效監(jiān)管。此外,還可限定只能使用特定郵箱發(fā)送郵件,并禁止發(fā)送包含附件的郵件。
在公有云平臺和網(wǎng)頁上傳方面,也能夠限制通過云盤、網(wǎng)頁上傳的行為。通過提前對機密文檔進行加密保護,即使機密文檔被上傳到外部平臺,依然保持加密狀態(tài),即便被下載到終端,也能始終得到加密保護。對于通過移動智能設(shè)備、助手工具實現(xiàn)的跨屏互連傳文件行為,我們同樣能夠進行管控,多維度封堵泄密渠道。
IP-guard支持記錄通過聊天工具、網(wǎng)絡(luò)盤、郵件、網(wǎng)頁上傳、跨屏互傳等外傳文檔的行為,管理員通過審計可以隨時查看各終端的文檔外傳行為,及時發(fā)現(xiàn)泄密風(fēng)險。
3、文檔水印,快速追溯流轉(zhuǎn)軌跡
IP-guard支持在文檔中加入顯式水印或隱式水印,水印將跟隨文檔流轉(zhuǎn)一直存在。此外用戶外傳文檔時,支持在文檔中加入流轉(zhuǎn)信息,記錄文檔在各個計算機節(jié)點上的流通情況,若是文檔出現(xiàn)泄密,企業(yè)可借助文檔的水印或流轉(zhuǎn)信息,輕松查詢出文檔在流通的各環(huán)節(jié)涉及的人員、操作、時間等信息,實現(xiàn)快速精準(zhǔn)追蹤。
4、數(shù)據(jù)看板,直觀審計文檔外傳情況
IP-guard能夠完整記錄文檔的傳輸過程,結(jié)合數(shù)據(jù)看板功能,可直接對海量日志記錄進行分析統(tǒng)計,并以圖表形式直觀展示各類統(tǒng)計結(jié)果。管理員無需進行復(fù)雜的統(tǒng)計分析,即可快速查看各類統(tǒng)計結(jié)果。
外傳文件統(tǒng)計:無需額外分析,管理員可直接查看外傳文件的總數(shù)量、總大小,以及風(fēng)險事件總數(shù)和風(fēng)險人員總數(shù)。
風(fēng)險事件發(fā)展趨勢:直觀展示特定時間段內(nèi)高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險事件的發(fā)展趨勢,幫助管理員重點關(guān)注潛在風(fēng)險。
風(fēng)險事件實時預(yù)警:實時提醒管理員用戶觸發(fā)了高、中、低風(fēng)險事件,確保風(fēng)險得到及時處理。
渠道與外傳數(shù)量占比:可分別統(tǒng)計不同渠道的文檔外傳數(shù)量和大小,如對即時通訊工具(IM)、瀏覽器、svn、explorer.exe等渠道進行分別統(tǒng)計,讓管理員全面掌握各渠道的文檔外傳情況。
應(yīng)用與外傳TOP數(shù)據(jù)統(tǒng)計:通過柱狀圖展示外傳文件的TOP5應(yīng)用程序,讓管理員快速了解哪些應(yīng)用程序的外傳行為最為頻繁。
外傳文件分類分布:利用環(huán)形圖直接展示辦公文件、代碼、圖片、二維圖以及壓縮文件等不同類型文件的數(shù)量、大小以及占比,讓管理員對文檔類型分布一目了然。
想要更精準(zhǔn)的審計,還可以結(jié)合IP-guard屏幕監(jiān)控,當(dāng)用戶發(fā)送文件或截圖時,系統(tǒng)將自動截取當(dāng)時的屏幕畫面,把泄密行為以畫面的形式存儲下來,作為日后追查的有力憑證。通過外傳管控與審計溯源相結(jié)合的信息防泄露(DLP)方案,能夠更全面地規(guī)范文檔外傳行為,確保文檔在內(nèi)外流轉(zhuǎn)過程中始終安全可控。
針對終端電腦文檔的外傳行為進行統(tǒng)計分析,實現(xiàn)多維度數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)可視化呈現(xiàn)
文檔追溯能夠全面統(tǒng)計客戶端文檔從起始到結(jié)束這一整個生命周期內(nèi)的數(shù)據(jù),并對文檔操作情況進行多維度的統(tǒng)計圖
通過查詢文件名稱(支持批量查詢),即可追溯文件的生命軌跡,從而有效協(xié)助管理員及時發(fā)現(xiàn)諸如可疑泄密、惡意刪除等異常行為


統(tǒng)計商業(yè)軟件授權(quán)使用情況,及時調(diào)整軟件授權(quán),確保軟件使用合規(guī),規(guī)避法律風(fēng)險。
